REUNIÕES - um alto custo escondido para sua empresa

Dave Barry, escritor e humorista americano disse:
- “Se você tivesse que identificar, em uma palavra, a razão pela qual a raça humana não alcançou e nunca vai conseguir todo o seu potencial, essa palavra seria “reuniões”.  

Peter Drucker, que dispensa apresentações mas para quem não conhece é considerado o pai da Teoria da Administração com 39 livros escritos e conhecidos em todo o universo, disse certa vez: - “As reuniões são um sintoma de má organização. Quanto menos reuniões, melhor.”

Em uma de suas tirinhas, Dilbert não perdoa:

Reuniões consomem o recurso mais importante da sua equipe: o tempo!

E não apenas o tempo gasto nela, mas em muitos casos para se chegar até ela, um tempo precioso perdido no trânsito. Estamos em pleno século XXI, temos tecnologia que nos permite reduzir custos e riscos, porque não usar?!

Acredito que o objetivo da maioria das reuniões poderia ser atingido via e-mail. Outra forma extremamente eficaz para as reuniões a distância é o uso de chats, vídeo como Zoon, Google Meet ou o saudoso Skype, WhatsApp... Essas tecnologias permitem que os membros da equipe possam colaborar e compartilhar ideias, histórias e arquivos sem a necessidade de “ter uma reunião” ou se deslocar para um determinado lugar.

Um estudo da Bain & Company revelou que muitas empresas perdem 25% ou mais do tempo de trabalho com atividades de baixo valor ou completamente ineficientes. Burocracias e reuniões de tomadas de decisões são algumas delas.

Pelos cálculos da consultoria, isso equivaleria a uma perda de 10 horas trabalhadas por semana de cada um dos funcionários da empresa.

Estatísticas não muito científicas sobre reuniões apontam que apenas 1/3 do tempo delas ou menos é efetivamente investido na discussão de um dado problema. Os 2/3 restantes são gastos com apresentações pessoais, conversa fiada, piadas, amenidades e fofocas.

Até a famosa Harvard Business Review, preocupada com o fenômeno das reuniões inúteis, publicou um interessante artigo. Não satisfeitos apenas com o artigo e desconfiados de que alguns não acreditariam neles, elaboraram um aplicativo que calcula o custo das reuniões em sua empresa. Experimente aqui!

Pelos cálculos da consultoria, isso equivaleria a uma perda de 10 horas trabalhadas por semana de cada um dos funcionários da empresa.

Para quem é autônomo, profissional liberal ou tem um pequeno negócio – daqueles em que o dono faz praticamente tudo – fazer reuniões é um “custo operacional” enorme de tempo e dinheiro que nem sempre é repassado aos orçamentos dos produtos ou serviços. Adicione a isso o fato de que muitas reuniões “não viram”, ou seja, são reuniões preliminares e o negócio não é fechado, temos aí um baita prejuízo!

Esse é o motivo de chaveiros, eletricistas, encanadores e todo tipo de profissional cobrar a “visita” – se ele tiver que arcar com esse custo, simplesmente quebra. 

Obviamente, tudo isso não se aplica a todo e qualquer tipo de reunião e existem milhares de artigos sobre como fazer uma reunião produtiva, desde seu planejamento prévio a fazê-las em pé, passando por estabelecimento rígido de pauta, evitar conversas paralelas, etc., etc., mas o fato é que com tanta tecnologia disponível, o mais importante é avaliar a real necessidade de tirar pessoas de seus postos de trabalho e coloca-las frente-a-frente.

Em muitos casos, é apenas uma “questão de estilo” de administrar: aquele dos tempos antigos, de resolver tudo cara-a-cara, no fio-do-bigode. Mas os tempos são outros...

O que você acha disso? Escreva de volta!